Briefe und Pakete richtig beschriften für Deutschland

In Deutschland werden jeden Tag mehrere Millionen Briefe und auch Pakete verschickt. Damit all diese Sendungen auch erfolgreich zugestellt werden können, ist es wichtig, auf gut lesbare Adressdaten zu achten. Hier gelten spezielle Standards, die bestmöglich eingehalten werden sollten. Doch worum geht es bei diesen Standards und was ist maßgeblich, damit Briefe sowie Pakete schnellstmöglich den Empfänger erreichen?

Umschläge richtig beschriften

Ist der Brief fertiggestellt, so geht es ans Eintüten. Dafür werden in der Regel Briefumschläge im Querformat verwendet. Die Adresse des Empfängers kommt anschließend in die untere rechte Ecke des Briefes, während die Briefmarke in der oberen rechten Ecke Platz findet. Kann der Empfänger nicht ermittelt werden oder ist das Porto zu niedrig veranschlagt worden, so geht der Brief zurück an den Absender. Daher ist es niemals verkehrt auch die eigenen Daten auf dem Brief zu hinterlassen. Diese sollten entweder in der linken oberen Ecke oder rückseitig auf Brief hinterlassen werden.

Tipp: Die Zusätze “An” oder “Von” sind nicht notwendig und brauchen daher nicht auf einem Brief vermerkt werden. Allerdings ist dieser Passus auch nicht verboten, sodass hier jeder nach Gusto handeln darf.

Reihenfolge bedenken

Heutzutage werden mit Hilfe einer effizienten Projektmanagement-Software nahezu alle Briefsendungen und Pakete sowie Päckchen von Computern und maschinellen Sortiermaschinen bearbeitet. Damit diese die Adressen verarbeiten können, müssen Briefe und auch Pakete folgerichtig beschriftet werden.

Beispiel:

Familie Mustermeyer
Blumenstraße 100
22222 Musterbach

Was ist bei Postkarten zu beachten?

Selbst im Zeitalter des Internets werden noch gern Postkarten versendet. Ein kleiner Gruß aus dem Urlaub ist also immer noch beliebt – damit die Karte jedoch auch den Empfänger erreicht, sind auch hier einige Richtlinien zu bedenken.

Das Standardmaß liegt bei Postkarten im DIN A6-Rahmen. Die rechte Hälfte der Karte ist für die Adresse vorgesehen. Spezielle Linien zeigen den Platz für die Empfängerdaten an, in der oberen rechten Ecke wird die Briefmarke gesetzt. Hierfür hilft das kleine Kästchen weiter, welchen den richtigen Ort für die Marke aufzeigt.

So klappt der Versand auf jeden Fall

Damit der Brief auch tatsächlich ankommt, sollten die aktuellen DIN-Vorschriften eingehalten werden. Die Schrift für die Daten ist dabei auf dem hellen Umschlag möglichst dunkel zu halten. Der Abstand vom rechten, unteren Rand sollte bestmöglich 15 mm und vom oberen Rand 40 mm betragen.

Damit der Brief somit von der Maschine der Dienstleister eingelesen werden kann, sollte

• lediglich die Vorderseite des Umschlages beschriftet werden
• in der oberen linke Ecke die Adresse des Absenders eingetragen werden
• unten rechts die Adresse des Empfängers stehen
• oben rechts Platz für die Briefmarke oder andere Frankierungsform belassen werden

Briefumschläge mit Sichtfenster beschriften

Ob kleine oder große Briefumschläge mit Sichtfenster – auch hier müssen einige Regeln beachtet werden. Der Brief oder das Dokument sollte immer passend mit den Adressdaten versehen werden, sodass diese im Sichtfenster erkennbar sind. Für Schreiben, die via Computer getätigt werden, ist ein Rand von ca. 2,5 cm einzuhalten. Optimal ist die Schriftgröße 12. Begonnen wird in der 9. Zeile, in der die Anschrift des Empfängers fällt.

Pakete und Päckchen versenden

Natürlich werden nicht nur Briefe, sondern auch Waren versendet. Hierfür sind Päckchen und Pakete sinnvoll. Eine manuelle Beschriftung auf den Kartons ist allerdings in Deutschland nicht möglich. Hierfür werden selbstklebende Aufkleber verwendet, die vom Dienstleister zumeist kostenlos erhältlich sind.

Paketscheine ideal beschriften

Damit auch die Päckchen und Pakete den Empfänger erreichen, sollten die Paketaufkleber gewissenhaft ausgefüllt werden. Dafür ist sowohl die maschinelle als auch manuelle Beschriftung der Daten möglich. Welche Daten wo genau hingehören, ist genau vorgegeben, sodass nichts dem Zufall überlassen werden muss.

Was passiert bei der Einlieferung?

Der Aufkleber wird auf dem Paket oder Päckchen aufgebracht. Mittels eines Handscanners wird die Sendung vom Dienstleister für den Versand vorbereitet. Der Absender erhält zum Abschluss einen Beleg. Auf diesem Beleg befindet sich eine gesonderte Nummer, mit der eine Online-Sendungsverfolgung möglich ist.

Damit beim Paketversand keine bösen Überraschungen aufkeimen, sollte

• erwählt werden, ob der Versand als Paket oder Päckchen sinnvoll ist
• Adressdaten für Absender und Empfänger richtig aufgesetzt wurden
• die Entscheidung gefällt werden, ob ein Online-Ausdruck oder der Adressaufkleber vor Ort genutzt werden möchte.

Paket verschwunden – was nun?

Auch, wenn ein Päckchen nicht korrekt zugestellt werden konnte oder gar verschwunden ist, hilft die Sendungsnummer weiter. Damit lassen sich Suchaufträge vornehmen. Die Leistungen der Dienstleister sind mannigfaltig, sodass im Gegensatz zum Brief oder zur Postkarte viele verschiedene Serviceangebote in Anspruch genommen werden können.